Assistenz im Leitungsbüro (m-w-d) 24/20/1204

Für das Bischöfliche Ordinariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder Teilzeit eine

Assistenz im Leitungsbüro des Bischöflichen Ordinariats (m/w/d) (Beschäftigungsumfang 50% - 100%)

Das Bischöfliche Ordinariat besteht aus 16 Hauptabteilungen und hat über 450 Beschäftigte. Das Büro des Ständigen Vertreters des Diözesanadministrators organisiert und koordiniert die Geschäftsbereiche der Leitung des Bischöflichen Ordinariats. Es stimmt die Zusammenarbeit mit den überdiözesanen Gremien (z.B. der Deutschen Bischofskonferenz oder des Katholischen Büros in Berlin) sowie mit den diözesanen und kurialen Gremien, als auch mit den weiteren Geschäftsbereichen der Leitung des Bischöflichen Ordinariats ab.

Ihre Aufgaben sind insbesondere:

  • Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Zusammenführung sitzungsvorbereitender Unterlagen und Betreuung der Tagesunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Gremienarbeit und Sitzungen des Ständigen Vertreters des Diözesanadministrators
  • Eigenverantwortliche Organisation der Sitzungen des Diözesanverwaltungsrates (z.B. Terminplanung, Anfertigung und Pflege der An-/Abwesenheitsliste, Erstellung der Tagesordnung unter Beachtung vorgegebener Regelungen)
  • Eigenständiges Führen, Sichten, Überwachen und Bearbeiten der Wiedervorlage
  • Eigenständiges Terminmanagement
  • Kommunikationsmanagement, Bearbeitung, Organisation und Zuordnung des Postein- und Postausgangs
  • Erledigung des Schriftverkehrs
  • Planung und Vorbereitung von Dienstreisen
  • Beauftragte/r für die Schriftgutverwaltung, Adressverwaltung „villicio“

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Anwendungen, GroupWise)
  • Kommunikationsfähigkeit sowie aufgeschlossenes, freundliches und sicheres Auftreten
  • Selbständiges, genaues und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit
  • Hohe Einsatzbereitschaft, absolute Diskretion und Eigenmotivation sowie termingerechtes Erledigen von Aufgaben
  • Gute Kenntnisse der kirchlichen Strukturen und der Arbeitsweise der Kurie
  • Sicherer Umgang mit schwierigen Situationen (z.B. Beschwerdegesprächen)

Freuen Sie sich auf:

  • Ein vielseitiges sowie verantwortungsvolles Aufgabengebiet und die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
  • Zusatzversorgung aus der ZVK
  • Zuschuss zum Jobticket
  • Anstellung und Entgelt nach der Arbeitsvertragsordnung der Diözese Rottenburg-Stuttgart (AVO-DRS), vergleichbar Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder (TV-L) mit einer Eingruppierung in Entgeltgruppe 9 a AVO-DRS

Die Identifikation und die Zugehörigkeit zur katholischen Kirche setzen wir voraus. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden begrüßt und bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 26.02.2024 unter Angabe der Kennziffer 24/20/1204 und ihres gewünschten Beschäftigungsumfanges über unser Stellenportal www.jobs.drs.de . Ihre Ansprechpartnerin ist Frau Elke Bürkle, Telefon 07472/169-599.